Die Schweiz hat bekanntlich Telearbeitsabkommen mit Frankreich mit Wirkung seit 1.1.2023 abgeschlossen. Dies ermöglicht, dass Mitarbeitende aus steuerrechtlicher Sicht bis zu 40% Telearbeit in Frankreich inkl. 10 Tage temporäre Einsätze in Frankreich oder Drittstaaten verrichten können, ohne dass es zu einer Änderung gegenüber einem vollen Arbeitseinsatz in der Schweiz kommt. Diese Vereinbarung konnte nur geschlossen werden, wenn ab Inkrafttreten des Zusatzabkommens zum DBA verschiedene Daten nach Frankreich geliefert werden. Das Zusatzabkommen wird voraussichtlich ab 1.1.2025 in Kraft treten. Im Blog https://www.zulaufgmbh.ch/automatischer-datenaustausch-mit-italien-und-mit-frankreich-fuer-arbeitgebende-in-der-schweiz-anpassung-swissdec-elm-5-0-standard-und-veroeffentlichung-elm-5-3/ habe ich bereits darüber berichtet.
Das Reporting betrifft grundsätzlich alle Kantone und alle Arbeitgebenden von Mitarbeitenden mit Wohnsitz in Frankreich (Arbeitsvertrag mit der Unternehmung/Betriebsstätte in der Schweiz und solche mit einem Arbeitsvertrag im Ausland bei faktischer Arbeitgeberschaft in der Schweiz mit wenigen Ausnahmen für öffentlich-rechtliche Arbeitgebende).
Die Unternehmen sind gut beraten, sich so zu organisieren, dass sie Anfang 2026 für 2025 die Informationen an den zuständigen Kanton liefern können. Wie werden diese konkret ermittelt? Es sind detaillierte Kenntnisse der Telearbeitsabkommen notwendig, um diese korrekt zu bescheinigen.
Wird beispielsweise einem Mitarbeitenden mit Wohnsitz in Frankreich keine Telearbeit gewährt und ist diese Person viel auf Geschäftsreisen ausserhalb der Schweiz, müssen der Schweiz zugewiesene Besteuerungstage (max. 10 Tage) ebenfalls berücksichtigt werden. Es ist also nicht einfach Null.
Es ist zudem vorgesehen, dass auch Telearbeit mit Null Prozent resp. Null Tagen bescheinigt werden soll.
Bereits im Januar 2025 können Mitarbeitende, welche das Unternehmen verlassen, detaillierte Angaben in einer Bescheinigung verlangen. Wie im früheren Blog dargelegt sind dies:
- Berücksichtigte Periode im Kalenderjahr mit beschränkter Steuerpflicht
- durchschnittlicher Beschäftigungsgrad in der zu bescheinigenden Periode
- Anteil Telearbeit in % oder Telearbeitstage ohne die temporären Einsätze in Frankreich und Drittstaaten
- Geschäftsreisetage in Frankreich
- Geschäftsreisetage in Drittstaaten
- Nichtrückkehrtage Schweiz (für Grenzgänger nach Abkommen 1983)
Es lohnt sich also bereits jetzt, sich auf diesen Detaillierungsgrad vorzubereiten. Eine nachträgliche Erhebung bei Mitarbeitenden nach Austritt dürfte zu erheblichen Schwierigkeiten führen.
Der neue Arbeitgebende kann und sollte aufgrund dieser Daten entscheiden ob und wieviel Telearbeit für die verbleibende Anstellungsperiode im Kalenderjahr gewährt werden kann.
Und wie steht es mit den Sozialversicherungen?
Die zu erhebenden Daten sind nicht deckungsgleich.
Zuerst muss unterschieden werden zwischen Mitarbeitenden mit Nationalität Schweiz und EU (Anwendung der Bestimmungen des Personenfreizügigkeitsabkommens CH-EU) und solchen mit einer anderen Nationalität (keine Anwendung des Personenfreizügigkeitsabkommens CH-EU). Während Telearbeit im Wohnsitzstaat bei Letzteren zu einer Aufteilung der Sozialversicherungsbeiträge führt (mind. Schweiz und Frankreich), müssen für solche mit Anwendung des Personenfreizügigkeitsabkommens weitere Details vorliegen.
- Sind die Voraussetzungen zur Beantragung von grenzüberschreitender Telearbeit erfüllt und kann damit die Wesentlichkeitsgrenze von 25% und mehr auf <50% ausgedehnt werden?
- Wurde berücksichtigt, dass für die Berechnung der Wesentlichkeitsgrenze alle physischen Tätigkeiten ausserhalb der Schweiz / EU subtrahiert wurden?
Handlungsbedarf in den Unternehmen:
- Gibt es Mitarbeitende mit Wohnsitz in Frankreich? Wenn ja, die weiteren Punkte beachten.
- Erlangung von vertieften Kenntnissen über die Steuer- und Sozialversicherungsabkommen
- Bestimmung, welchen Mitarbeitenden Telearbeit gewährt werden soll
- Erlass von Weisungen über die Erfassung der notwendigen Informationen durch die Mitarbeitenden. Je nach Anzahl Betroffener kann die Erweiterung in der Zeiterfassung Sinn machen
- Vertragliche Zusatzvereinbarung bezüglich Voraussetzungen und Bedingungen für die Gewährung von Telearbeit inkl. Mitwirkungspflichten der betroffenen Mitarbeitenden
- Vorbereitungsarbeiten für die Bescheinigungspflichten wie z.B. Softwareupdates und Softwareerweiterung
Am 2.7.2024 und 29.10.2024 habe ich spezifisch je ein Webinar durch für das Verständnis der Bestimmungen im Steuerrecht vorgesehen: Mitarbeitende mit Wohnsitz Frankreich – Herausforderungen Quellensteuern und Reporting
Das bereits mehrmals durchgeführte Kurzseminar Telearbeit und Sozialversicherungen – Handlungsbedarf ist am 8.11.2024 nochmals geplant. Wer dafür mehr Zeit einsetzen kann, meldet sich für das ausführliche Seminar Sozialversicherungen im internationalen Kontext für HR und Payroll an (27.8. und 29.8.2024 jeweils von 8.30 bis 12.00 Uhr).
Diese Themen mit Frankreich werden unter anderem in weiteren Seminaren behandelt wie z.B. Telearbeit im In- und Ausland vom 11.6. und 13.6.2024 jeweils von 8.30 bis 12.00 Uhr und Vertiefungsseminar: Quellensteuerfälle und Berechnungen im internationalen Kontext vom 25.9. und 26.9.2024 jeweils von 8.30 bis 12.00 Uhr.
Link zu allen Seminaren in Deutsch: https://www.zulaufgmbh.ch/veranstaltungen-workshops/
