Welche Anpassung ist wichtig für die Lohnausweise 2023?
Eine der wesentlichen Anpassungen in der Wegleitung zum Lohnausweis Version 2023 ist folgende Bestimmung (Randziffer 10, Erläuterungen zum Feld G):
Kantinenverpflegung/Lunch-Checks/Bezahlung von Mahlzeiten
Dieses Feld ist anzukreuzen, wenn dem Arbeitnehmer Lunch-Checks (vgl. Rz 18) abgegeben werden. Ein Hinweis ist auch dann anzubringen, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Möglichkeit einräumt, das Mittag- oder Abendessen verbilligt in einem Personalrestaurant einzunehmen. Dies gilt auch dann, wenn nicht bekannt ist, ob der Arbeitnehmer davon tatsächlich Gebrauch macht.
Dieses Feld ist auch anzukreuzen bei Arbeitnehmern, die 40 % – 60 % der Arbeitszeit ausserhalb ihrer üblichen Arbeitsstätte tätig sind und deshalb eine Mittagessensentschädigung erhalten. Bei Arbeitnehmern, die mehr als 60 % der Arbeitszeit ausserhalb ihrer üblichen Arbeitsstätte tätig sind und deshalb eine Mittagessensentschädigung erhalten, ist im Lohnausweis unter Ziffer 15 folgender Hinweis anzubringen: «Mittagessen durch Arbeitgeber bezahlt».
Vorher musste – falls es nicht in einem genehmigten Spesenreglement schon anders geregelt war – nur ein Kreuz im Feld G vorgenommen werden, wenn die Entschädigung für externe Essen (Spesen) für mindestens 50% der Arbeitszeit und mehr erfolgte.
- Dieses Feld wurde schon vor der Anpassung vergessen, weil die Information meistens separat aufbereitet werden müssen.
- Die Abgrenzung von 40-60% und über 60% dürfte noch etwas mehr Arbeit geben.
Gibt es in der Wegleitung 2024 gegenüber der Version 2023 wesentliche Anpassungen?
Die Anpassungen gegenüber Version 2023 wurden wiederum mit einem schwarzen Balken auf der Seite versehen, damit die Unternehmen die Unterschiede schneller ermitteln können https://www.estv.admin.ch/estv/de/home/direkte-bundessteuer/lohnausweis.html .
Es gab keine wesentlichen Änderungen, sondern Umformulierungen. Aufgrund von verschiedenen Inputs wurde angeregt, die Erläuterungen zu den Spesen anzupassen. Diese Erläuterungen gelten nicht erst ab 2024. Ein Check vor der Erstellung der Lohnausweise 2023 ist deshalb zu empfehlen.
Die Unternehmen mit genehmigtem Spesenreglement sollten regelmässig überprüfen, ob sie alle Spesen in ihrem genehmigten Reglement aufgeführt haben. Nur dann dürfen diese steuerfrei ausbezahlt werden. Dies hat sich durch neuere Spesenarten wie z.B. Homeofficespesen akzentuiert.
Unternehmen ohne genehmigtes Spesenreglement
Für die Möglichkeit, keine effektiven Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen auf dem Lohnausweis aufführen zu müssen, müssen die Erläuterungen in den Randziffern 52 und 53 beachtet werden.
Übrige effektive Spesen müssen nebst den Pauschalspesen hingegen immer ausgewiesen werden (vgl. RZ 54). Hat eine Unternehmung kein genehmigtes Spesenreglement und werden Pauschalspesen ausbezahlt, liegt es immer im Ermessen des Steuerkommissärs, solche Spesen nicht zu akzeptieren. Für Quellensteuerpflichtige sind zudem solche Pauschalspesen quellensteuerpflichtig zu setzen. Aus diesem Grund ist immer zu prüfen, ob Spesen in pauschalierter Form tatsächlich Sinn machen.
Die Sozialversicherungsbehörden müssen sich zudem nicht an die Vorgaben der Steuerbehörden halten und können eine separate Beurteilung vornehmen.
Ergänzung der Formulierung für Elektrofahrzeuge
In diesem Feld ist der Wert anzugeben, der dem Arbeitnehmer dadurch zufliesst, dass er ein Geschäftsfahrzeug auch privat benützen darf. Übernimmt der Arbeitgeber sämtliche Kosten dafür und hat der Arbeitnehmer lediglich die Treibstoff- oder Energiekosten für grössere Privatfahrten am Wochenende oder in den Ferien zu bezahlen, so beträgt der zu deklarierende Betrag pro Monat 0,9 % des Kaufpreises inkl. sämtlichen Sonderausstattungen (exkl. Mehrwertsteuer), mindestens aber CHF 150 pro Monat, wenn der Kaufpreis weniger als CHF 16’667 beträgt.
Achtung: In der Wegleitung zum massgebenden Lohn (WML) hat die AHV bestimmt, dass vom Arbeitgebenden bezahlte Ladestationen etc. mit in die Berechnung der 0.9% eingeschlossen werden müssen (siehe separater Blog https://www.zulaufgmbh.ch/weitere-veroeffentlichungen-und-neuerungen-auf-den-1-1-2024-im-bereich-der-sozialversicherungen/ ).
Aus Sicht der Steuern dürften solche Kosten eher als separaten Benefit einmalig berücksichtigt werden. Insbesondere wenn die Ladestation bleibt, auch wenn das Geschäftsauto ausgewechselt wird. Offenbar gibt es dazu in den Kantonen keine einheitliche Meinung.
Die unterschiedliche Beurteilung bezüglich Pflichtigkeit in den Steuern und den Sozialversicherungen ist ein weiterhin ein Stolperstein in der Lohnbuchhaltung.
Ergänzung der Randziffer 64
Anzahl der Tage mit Erwerbsausfallentschädigungen: Diese sind stets anzugeben, wenn die entsprechenden Erwerbsausfallentschädigungen nicht durch den Arbeitgeber ausbezahlt wurden und deshalb nicht im Bruttolohn gemäss Ziffer 8 enthalten sind.
Erhält der Arbeitnehmer die Erwerbsausfallentschädigungen durch den Arbeitgeber, ist dieser Betrag stets im Lohnausweis (Ziffer 7, resp. sofern nicht möglich in Ziffer 1 mit entsprechender Bemerkung in Ziffer 15) zu bescheinigen.
In den FAQs war diese Bestimmung bereits enthalten. Nun ist es zusätzlich in die Wegleitung integriert worden und deshalb auch für die Lohnausweise 2023 anzuwenden.
Fragen und Antworten zum Lohnausweis (Frequently asked questions (FAQ) zum Lohnausweis resp. zur Rentenbescheinigung):
Nebst der Anpassung des Betrags beim Feuerwehrsold auf CHF 5300 unter Allg. 8 wurde die Frage Allg. 3 ergänzt.
FAQ Allg. 3
Die Ergänzungen beziehen sich vor allem auf Lohnzahlungen in Kryptowährung. Es wird auf zwei verschiedene Dokumente verwiesen. Ein Dokument wurde sehr übersichtlich aktualisiert und bereits Ende Oktober 2023 publiziert. (die kursiv und fett bezeichneten Stellen wurden in der Version 2024 ergänzt)
Wie ist der in Fremdwährung (oder Kryptowährung) bezogene Lohn umzurechnen?
Im Grundsatz muss der Lohn je nach Sachlage bei Vereinnahmung einer Leistung oder des Erwerbs eines festen Rechtsanspruchs auf eine Leistung zum Tageskurs (http://www.ictax.admin.ch) umgerechnet werden (siehe auch Ziffer Allg. 5). Nur für periodische Leistungen und wenn dies nicht anders möglich ist, kann wie folgt verfahren werden. Es sind zwei verschiedene Sachverhalte zu unterscheiden:
- Arbeitgeber, die den Lohn für die monatliche Lohn- oder Quellensteuerabrechnung umrechnen, deklarieren den so umgerechneten Jahreslohn (vgl. für die Umrechnung www.ictax.admin.ch).
- Arbeitgeber, die nicht monatlich umrechnen, rechnen den Bruttolohn in Fremdwährung anhand des von der Schweizerischen Nationalbank ermittelten Jahresmittelkurses (www.ictax.admin.ch) um.
Ist dieser Kurs nicht bekannt, kann der durchschnittliche Kurs des letzten Monats angewendet werden.
Eine Lohnzahlung in einer Kryptowährung (Zahlungs-Token) wird der Lohnzahlung in einer ausländischen Währung grundsätzlich gleichgestellt und es kommen dieselben Verfahrensweisen zur Anwendung. Weitere Informationen zur steuerlichen Behandlung der Ausrichtung von ZahlungsToken an Arbeitnehmende finden sich in der Steuerinformation der SSK in Zusammenarbeit mit der ESTV zum Thema Kryptowährung in Kapitel 9 S. 32 ff. und im Arbeitspapier der ESTV vom 14.12.2021 «Kryptowährungen und Initial Coin/Token Offerings (ICOs/ITOs) als Gegenstand der Vermögens-, Einkommens- und Gewinnsteuer, der Verrechnungssteuer und der Stempelabgaben».
Bei der Erstellung der Lohnausweise lohnt es sich, die verschiedenen Bestimmungen nochmals detailliert durchzugehen und zu prüfen, ob alle Informationen korrekt erfasst und verarbeitet wurden. Nur so kann sichergestellt werden, dass diese vollständig und korrekt sind.
